Das Geschäft mit der Gefahrenmeldetechnik wurde bei Krügener Elektrotechnik bislang vor allem analog gemanaged: Aufträge wurden meist auf Papier notiert, dokumentiert und abgerechnet. Die konsequente Digitalisierung der Prozesse sorgte für eine deutlich transparentere Dokumentation von Service und Wartungsarbeiten sowie für eine optimierte Arbeitszeiterfassung.
Krügener Elektrotechnik aus Bad Grund im Harz ist ein Fachbetrieb mit 27 Mitarbeitern. Zu den Kerngebieten der Firma gehören Elektrotechnik, Daten-Netzwerktechnik – und seit 2001 auch Sicherheitstechnik im Sinne von Einbruch- und Brandmeldeanlagen sowie V ideoüberwachung. Der Betrieb ist nach VdS-Standard 2095 als Errichterbetrieb für Brandmeldeanlagen anerkannt.
Durch die allgemeine Digitalisierung der Wirtschaft hatte sich auch bei dem Betrieb für Sicherheits- und Gefahrenmeldetechnik ein Problem verschärft: Die teils analog, teils digital organisierten Geschäftsabläufe ließen sich nur noch mit hohem Aufwand managen. Der Medienbruch führte oft zu unregelmäßigen Abläufen. Die Rückmeldung der vor Ort beim Kunden erbrachten Leistungen und die Arbeitszeitdokumentation waren oft lückenhaft. Auch eingesetzte Materialien wurden unvollständig gemeldet. Mit steigender Auftragslage und Auslastung stieg die Zahl der fehlerhaften Angaben. Die Zeit zwischen Leistungserbringung und Rechnungsstellung verlängerte sich. Zudem wurden die Räumlichkeiten den Anforderungen nicht mehr gerecht.
Mit einer umfassenden technischen Lösung wurde die Aufgabe gemeistert.
Das Unternehmen kennt sich bestens aus mit der Planung, Ausführung und Wartung von Gefahrenmeldeanlagen. Auf Grundlage ihres großen Funktions- und Systemwissens sollten die Projektakten künftig digitalisiert und eine digitale Zeiterfassung mit Baustellendokumentation eingeführt werden. In diesem Zusammenhang sollte auch die Grundlage für eine digitale Kundenakte zum Thema Gefahrenmeldeanlagen geschaffen werden. Damit einhergehen sollte die Neustrukturierung der Prozesse, Zuständigkeiten und der Aufgabenverteilung.
Die digitale Zeiterfassung mit mobilen Endgeräten verkürzt die Zeit zwischen Leistungserbringung und Rechnungsstellung deutlich. Die neuen digitalen Prozesse bringen Zeit, um das Kerngeschäft mit gleichbleibender Personaldecke auszubauen. Deutlich mehr Transparenz bei Servicearbeiten und bei der Abwicklung und Koordination von Wartungsintervallen opti-mieren den Personaleinsatz und erhöhen die Zuverlässigkeit. Die geplante Einführung der komplett digitalen Kundenakte wird die Kundenbindung weiter erhöhen.