Erfolgsgeschichten aus dem Handwerk: Auf dem Weg zum papierlosen Büro

© André Wirsing

Erfolgsgeschichten aus dem Handwerk: Auf dem Weg zum papierlosen Büro

Kostenersparnis durch Prozesstransparenz

Feinmotorik in den Händen. Meisterhafte Kenntnisse von Mechanik, Material und Individualisierung auf Kundenwunsch. Kenntnisse, die heute noch genauso gefragt sind wie vor 1000 Jahren. So ist das auch bei der Firma Sicherheit Sockel aus Löbau. Heutzutage geht es für den Betrieb aber auch darum, alle Betriebsabläufe auf einen Blick zu erfassen und aktuelle Projektstände jederzeit nachverfolgen zu können.

Dank modularer Software lassen sich sämtliche Projektschritte - von der Kundenanfrage bis zur Rechnung und deren Verbuchung - digitalisieren. Das erhöht nicht nur die interne Effizienz sondern verbessert vor allem den Kundenservice.

Die ehemalige Maschinenbauschlosserei, die sich mittlerweile auf private und gewerbliche Kunden im Bereich der Sicherheitstechnik spezialisiert hat, hat bereits vor der Zusammenarbeit mit dem Kompetenzzentrum Digitales Handwerk begonnen, vereinzelte Prozesse und Abläufe wie die Finanzbuchhaltung oder die Warenwirtschaft zu digitalisieren.

Die Umsetzung dieser Einzelmaßnahmen führte jedoch zu neuen Herausforderungen. Durch so entstandene Schnittstellenprobleme und Medienbrüche wurden unerwünschten Redundanzen bei der Erfassung von Kundendaten bzw. deren vollständiger Verlust hervorgerufen. Ferner stieg die Komplexität in den Kundenprojekten, vor allem bei größeren gewerblichen Kunden. Das hatte zur Folge, dass Themen wie Projektplanung und Projektcontrolling zunehmende Bedeutung für das Unternehmen gewannen.

Seit dem Beginn der Zusammenarbeit im August 2017 stand nun die Erleichterung von Arbeitsabläufen durch automatisierte Be- bzw. Verarbeitung von Prozessen im Fokus.

Wozu Prozesstransparenz?

Über eine umfassende Prozesstransparenz in nahezu allen Unternehmensbereichen (z.B. Beschaffung, Angebotserstellung, Bestandsführung, Projektplanung und Wartung) wurde eine bessere Koordination der vorhandenen Ressourcen auf Basis einer professionellen elektronischen Ressourcenplanung angestrebt, sollte eine nachhaltige Kostenersparnis erzielt, mehr Transparenz gegenüber den Kunden erreicht und damit die Kundenzufriedenheit langfristig erhöht werden.

ERP: Das Mittel gegen Medienbrüche

Im Rahmen des Projekts wird eine bereits in Teilen vorhandene Enterprise-Resource-Planning-Lösung (kurz: ERP) um zusätzliche Komponenten erweitert, so dass sämtliche Projektschritte – von der Kundenanfrage bis zur Rechnung und deren Verbuchung – digitalisiert werden können. Damit lassen sich die Geschäftsabläufe auf einen Blick erfassen und der aktuelle Stand eines Projekts kann jederzeit nachverfolgt werden.

Um auch die Einsatzdaten der Techniker erfassen zu können, werden diese mit mobilen Endgeräten ausgestattet. Somit lassen sich Fahrtzeiten und Fahrtwege automatisch aufzeichnen sowie Lieferscheine, Kundenau räge und Wartungsprotokolle unkompliziert und schnell erstellen. Die Übermittlung der Daten erfolgt dabei unmittelbar und ohne Umwege in das ERP-System des Unternehmens.

Fazit

Der Einsatz der modularen softwar ist ein großer Komfortzugewinn für die Mitarbeiter des Betriebes und seine Kunden. Monteure können nun Aufträge auch von unterwegs annehmen, Montageanleitungen einsehen und Arbeitsschritte dokumentieren. Jederzeit und über Jahre hinweg kann nun der aktuelle Planungsstand von Projekten abgerufen werden. Auch die komplette Baustellenabnahme vor Ort wird inzwischen komplett digital abgewickelt.

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