Erfolgsgeschichten aus dem Handwerk: Von der analogen Prozessabwicklung zum papierlosen Büro

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Erfolgsgeschichten aus dem Handwerk: Von der analogen Prozessabwicklung zum papierlosen Büro

Effizienzsteigerung durch die Digitalisierung von Betriebsprozessen.

Seit August 2017 arbeitet das Kompetenzzentrum Digitales Handwerk mit dem Betrieb zusammen an einer Lösung, um die analoge Prozessabwicklung im Betrieb effizienter zu gestalten und so das enorme Papieraufkommen und den damit verbundenen Bearbeitungsaufwand signifikant zu minimieren. Nun konnte das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden

Was wurde gemacht?

Die Rakowski Dienstleistungen GmbH macht das, wofür andere sich zu schade sind: Sie beseitigt unseren Schmutz. Ihr Angebot reicht von der Maschinen- und Anlagenreinigung über die Abfallentsorgung und Teichentschlammung bis zur Kanalreinigung und Fäkalienentsorgung. Wegen des breiten Serviceportfolios ist der Fuhrpark des Unternehmens groß und die Arbeitsfelder der Mitarbeiter sind vielseitig. Entsprechend unterschiedlich sind die Betriebsprozesse gestaltet, sodass die Planung ein kompliziertes Unterfangen ist.

Mobile Datenerfassung eröffnet Räume für neues Wachstum.

Als die gelernte Diplomingenieurin Manja Gust 2011 in den Familienbetrieb ihres Vaters Erhard Gust zurückkehrte, wurden sämtliche Prozesse noch auf Papier abgewickelt. Durch das breite Serviceangebot der Firma kamen in der Woche weit über 1.000 Belege zusammen. Das erforderte eine extrem aufwendige Bearbeitung im Nachgang. Um effizienter arbeiten zu können, schwebte Manja Gust eine mobile Datenerfassung vor. Doch die Produkte am Markt passten nicht zu den Bedürfnissen der Firma. In Kooperation mit der Handwerkskammer Halle und dem Schaufenster Geschäftsmodelle des Kompetenzzentrums Digitales Handwerk entwickelte sie deswegen eine Softwarelösung, die zum Betrieb und zu den Datenschutzbestimmungen passt, und digitalisierte nach und nach die Prozesse.

Alles aus einer Hand mit der richtigen Software – effizient und transparent per Knopfdruck.

Das moderne Datenmanagement vereinfacht nun die Abwicklung zwischen den Fahrern und der Buchhaltung. In nahezu allen Bereichen werden Belege heute digital erfasst und archiviert. Die Belegübermittlung erfolgt in Echtzeit. Dadurch stauen sich keine Rechnungen mehr und es kommt seltener zum Zahlungsverzug. Durch die Digitalisierung sind die Prozesse nun transparent, sodass neue Spielräume in der Planung entstanden sind. So können etwa die Touren durch verlässliche Auskünfte zu verfügbaren Fahrern und Mengen und durch Kartendarstellungen, die mit Fotos angereichert sind, präziser geplant werden.

Software wurde auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter zugeschnitten.

Berührungsängste mit Schmutz hat hier keiner, doch wenn es um den digitalen Wandel geht, muss die Geschäftsleitung der GmbH behutsam mit ihren Mitarbeitern umgehen. Zu viel Umstellung auf einmal würde sie vom Tagesgeschäft abhalten. Deshalb passte man die Bedienmasken der Software an den früheren Aufbau der Papierdokumente an. Die Bedienungsoberfläche der mobilen Datenerfassung orientiert sich an der von Smartphones. Im nächsten Schritt möchte die Rakowski Dienstleistungen GmbH auch ihre wichtigsten Kunden von der Software überzeugen, um anhand der aufgenommenen Stammdaten passende Serviceangebote zusammenzustellen.

„Durch unsere Digitalisierungsmaßnahmen können wir heute einen nahezu papierlosen Betrieb führen. Das spart Zeit und eröffnet uns
Spielräume für weiteres Wachstum.“
Erhard Gust

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