Bisher wurden sämtliche Prozesse in dem Familienbetrieb – von der Auftragserteilung bis zur Abrechnung – in Papierform abgewickelt. Auf Grund der unterschiedlichsten Betriebsprozesse im Unternehmen war die die verlässliche Planung damit ein kompliziertes Unterfangen. Es sammelten sich pro Woche bis zu 1000 Belege an, die im Nachgang extrem aufwendig bearbeitet werden mussten. Die Kapazitäten des Betriebs waren auch dadurch irgendwann restlos erschöpft, an weiteres Wachstum war nicht mehr zu denken. Um effizienter arbeiten zu können, schwebte dem Unternehmen eine mobile Datenerfassung vor. Doch die Produkte am Markt passten nicht zu den Bedürfnissen der Firma.
Dank der mobilen Datenerfassung ist die Abwicklung zwischen Fahrenden und Buchhaltung jetzt stark vereinfacht. Belege werden in Echtzeit übermittelt und Rechnungen schneller bezahlt. Die Touren der Fahrenden lassen sich dank ständig aktualisierter Daten zu verfügbaren Fahrenden und Fahrzeugen effizient und präzise planen. In nahezu allen Bereichen können Belege inzwischen digital erfasst und archiviert werden. Dadurch stauen sich keine Rechnungen mehr, es kommt seltener zum Zahlungsverzug und die Prozesse sind nun transparent, so dass neue Spielräume in der Planung entstanden sind.
In Kooperation mit der Handwerkskammer Halle und dem Schaufenster Geschäftsmodelle des Kompetenzzentrums Digitales Handwerk entwickelte Rakowski deswegen eine Softwarelösung, die zum Betrieb und zu den Datenschutzbestimmungen passt, und digitalisierte nach und nach die Prozesse. Die Digitalisierung der Prozesse im Unternehmen lief dabei problemlos, da sich die Bedienmasken der digitalen Lösungen an den alten Papiervorlagen orientierten. Zudem ist die Benutzung der Geräte für viele der Mitarbeitenden intuitiv, da sie wie Smartphones bedient werden. Im nächsten Schritt möchte die Rakowski Dienstleistungen GmbH auch ihre wichtigste Kundschaft von der Software überzeugen, um anhand der aufgenommenen Stammdaten passende Serviceangebote zusammenzustellen.
Kurzfilm zur Projektumsetzung
