Durch hilfreiche Software-Lösungen Prozesse optimieren und Zeit, Geld und Arbeitsressourcen sparen. Klicken Sie auf ein Thema, um mehr über die Vorteile für Ihren Betrieb, konkrete Anwendungsbeispiele und die Schritte zur Umsetzung zu erfahren.
Eine digitale Personalakte ist mit einer Personalakte in Papierform vergleichbar, mit dem Unterschied, dass die Daten nun digital und datenschutzrechtlich sicher verwaltet werden. Daten können aus unterschiedlichen Quellen importiert werden.
Vorteile für Ihren Handwerksbetrieb
Die digitale Personalakte ist eine elektronische Form der traditionellen, papierbasierten Personalakte. Sie enthält alle relevanten Informationen und Dokumente, die Arbeitgeber über ihre Mitarbeitenden führen, wie z. B. persönliche Daten, Verträge, Zeugnisse, Qualifizierungen und Lohnabrechnungen.
Durch die digitale Bereitstellung dieser Informationen können sowohl administrative Prozesse als auch der Zugriff auf und die Verwaltung von Mitarbeiterdaten erheblich vereinfacht und beschleunigt werden. Dabei steht die Sicherheit der sensiblen Daten im Mittelpunkt und es müssen strenge Datenschutzrichtlinien beachtet werden.
Werkzeuge und Zubehör für die Umsetzung
Um eine digitale Personalakte einzurichten, sind in der Regel ein Computer und eine Internetverbindung notwendig. Es gibt eine Vielzahl von Anbietern, die Softwarelösungen für digitale Personalakten anbieten.
Die Auswahl sollte dabei auf eine Software fallen, die einfach zu bedienen ist und gleichzeitig alle notwendigen Funktionen für das Unternehmen bereitstellt. Darüber hinaus sollte die Software über einen sicheren Speicherplatz verfügen, da es sich bei den Daten in der Personalakte um sensible Informationen handelt.
Zusätzlich können Scanner-Systeme dabei helfen, papierbasierte Dokumente in die digitale Personalakte zu überführen.
Anwendungsbeispiele
Folgende Funktionen könnte eine digitale Personalakte bereitstellen:
Strategie zur Umsetzung
Bei der Einführung einer digitalen Personalakte können Sie folgendermaßen vorgehen:
Ansprechpartner
Dr.-Ing. Martina Schneller
Beim elektronischen Datenaustausch sind die Empfänger der Daten meist Anwendungssysteme und nicht Personen. Software zum elektronischen Datenaustausch dient also der Übertragung von Dokumenten zwischen Anwendungssystemen von verschiedenen Betrieben und Institutionen in einem Standardformat. Die Software verarbeitet die eingehenden Daten automatisch.
Vorteile für Ihren Handwerksbetrieb
Elektronischer Datenaustausch (engl. Electronic Data Interchange, EDI) dient der Übertragung von Informationen und Dokumenten zwischen Anwendungssystemen von verschiedenen Betrieben und Institutionen.
Dies geschieht in einem standardisierten Format, damit unterschiedliche IT-Systeme miteinander kommunizieren können. Der Hauptvorteil liegt in der Schnelligkeit und Effizienz des Austauschs: Informationen können nahezu in Echtzeit übertragen werden, was Arbeitsabläufe beschleunigt und Fehlerquellen reduziert.
Für Handwerksbetriebe bedeutet dies zum Beispiel, dass Bestellungen, Rechnungen oder auch technische Zeichnungen digital und ohne Medienbruch zwischen Kunden, Lieferanten und dem eigenen Betrieb übermittelt werden können.
Werkzeuge und Zubehör für die Umsetzung
Es gibt spezielle EDI-Software oder separate Module innerhalb anderer Softwarepakete, die den elektronischen Datenaustausch ermöglichen. Oftmals sind diese in gängige Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftsprogramme integriert. Damit unterschiedliche Systeme miteinander kommunizieren können, müssen Daten in standardisierten Formaten übertragen. Dazu ist eine sichere Internetverbindung erforderlich.
Anwendungsbeispiele
Der Zweck von EDI besteht darin, den manuellen Aufwand bei der Verarbeitung von Geschäftsunterlagen zu reduzieren und die Effizienz sowie die Genauigkeit der Datenübertragung zu verbessern. EDI kann in folgenden Bereichen eingesetzt werden:
Strategie zur Umsetzung
Die Implementierung eines elektronischen Datenaustauschs ist nicht nur abhängig vom jeweiligen Handwerksbetrieb, sondern auch von den jeweiligen Partnern, mit denen Daten ausgetauscht werden sollen.
Deshalb kann hier auch keine spezielle Strategie zur Implementierung beschrieben werden. Generell sollte die Implementierung von EDI-Softwaresystemen in diesen Schritten erfolgen:
Ansprechpartner
Dr.-Ing. Martina Schneller
Mithilfe der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) lassen sich Schritte im Abrechnungsprozess automatisieren, Medienbrüche vermeiden und Transparenz herstellen. Sowohl für das ausstellende als auch das empfangende Unternehmen bietet die E-Rechnung viele Vorteile.
Auf diese Weise lassen sich grade in Handwerksunternehmen Effizienzvorteile erzielen und Kosten reduzieren. Um diese Vorteile dann auch tatsächlich nutzen zu können, gilt es jedoch, die eigenen Prozesse zu kennen und einige Rahmenbedingungen zu beachten. Diese werden nachfolgend erläutert.
Aufgrund der Vielzahl der aktuell verfügbaren elektronischen Rechnungsformate erfordert deren Einsatz stets eine individuelle Abstimmung zwischen Rechnungssteller und -empfänger. Aus diesem Grund ist der Einsatz der E-Rechnung vor allem für solche Handwerksunternehmen von Vorteil, die langfristige Geschäftsbeziehungen zu gewerblichen Partnern oder öffentlichen Einrichtungen unterhalten.
Erweiterte Beschreibung der Technik
Im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (UStG) ist eine elektronische Rechnung ein Rechnungsdokument, welches in einem elektronischen Format vom Rechnungssteller zum -empfänger übertragen wird (§14. Abs. 1 Satz 8 UStG). Dies können z.B. Computerfax, E-Mails oder Plattformlösungen sein.
Die elektronischen Rechnungen sind den papierhaften Rechnungen grundsätzlich gleichgestellt und müssen die formalen Anforderungen erfüllen. Hierzu zählen u.a. die Angaben zu Rechnungssteller und Leistungsempfänger, Nennung von Art und Umfang der Leistung sowie Ausstellungs- und Leistungsdatum.
Darüber hinaus muss der Leistungsempfänger der Rechnungsübermittlung in elektronischer Form vorab zustimmen. Der Rechnungssteller muss ebenfalls die Lesbarkeit der Rechnung sicherstellen und dafür Sorge tragen, dass ihre Echtheit und inhaltliche Unversehrtheit nachprüfbar ist.
Die Vorgaben zur Archivierung von E-Rechnungen finden sich in den Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Diese schreiben vor, dass E-Rechnungen in elektronischer Form aufbewahrt und während der Aufbewahrungsdauer unveränderbar erhalten bleiben müssen.
Hinsichtlich der Aufbewahrungsdauer gelten für elektronische Rechnungen die gleichen Fristen wie für papierhafte Rechnungen, i.d.R. müssen diese somit zehn Jahre aufbewahrt werden und sind derart zu archivieren, dass sie jederzeit wiederauffindbar sind. Selbstverständlich dürfen die Rechnungen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden, auch ein unbeabsichtigtes Löschen (z. B. durch Viren oder Verschlüsselungstrojaner ist durch geeignete Maßnahmen wie regelmäßige Backups und die Verwendung von Virenschutzsoftware zu verhindern). Wird ein Unternehmen diesen Anforderungen nicht gerecht, ist seine Buchführung formal nicht mehr ordnungsgemäß.
Neben diesen rechtlichen Anforderungen an die E-Rechnung und deren Einsatz bestehen einige technisch-organisatorische Anforderungen, die Voraussetzung für die Nutzung der Potentiale der E-Rechnung sind. Um die Prozessabläufe der Rechnungsverarbeitung straffen und weitestgehend automatisieren zu können, ist es notwendig, die Rechnungsdaten in einem standardisierten Format vom Rechnungssteller zum -empfänger zu übermitteln. Hierbei einigen sich diese vorab auf einen Standard, der festlegt, welche Rechnungsinformationen an welcher Position des Datensatzes zu finden sind. Dieser Datensatz kann anschließend automatisiert aus der Buchhaltung des Rechnungsstellers erzeugt und vom Rechnungsempfänger ebenso automatisiert wieder eingelesen werden. Voraussetzung hierfür sind entsprechende Buchhaltungssysteme, welche die Erzeugung bzw. das Einlesen von E-Rechnungs-Formaten unterstützen.
Entwicklungstendenzen
Durch die Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen werden die Vergabestellen der öffentlichen Hand – also öffentliche Einrichtungen, welche Bau-, Dienstleistungs- oder Lieferaufträge oberhalb der europäischen Schwellenwerte (europaweite Ausschreibung) an privatwirtschaftliche Unternehmen vergeben – ab November 2018 (Bund) bzw. November 2019 (subzentrale öffentliche Auftraggeber) dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen.
Der IT-Planungsrat des Bundes und der Länder hat zur Umsetzung dieser Anforderungen in Deutschland das Steuerungsprojekt „eRechnung“ ins Leben gerufen. Im Rahmen dieses Projektes soll die europäische Norm in einen nationalen Standard überführt werden.
Mittlerweile wurde das Format E-Rechnung als zukünftiger Standard für den Empfang von elektronischen Rechnungen auf Seiten der öffentlichen Auftraggeber festgelegt. Die Federführer des Projektes sprechen sich weiterhin für eine möglichst breite Übernahme dieses Standards aus, dies beinhaltet insbesondere eine Nutzung auch bei Ausschreibungen unterhalb des europäischen Schwellenwertes oder freihändigen Vergaben (Bericht zur 23. Sitzung des IT-Planungsrates i.d.F. vom 4.5.2017). Das Format xRechnung stellt hierbei einen Mindeststandard dar, welcher von allen öffentlichen Auftraggebern unterstützt werden muss.
Es steht den Vergabestellen jedoch frei, weitere Rechnungsformate anzunehmen, z. B. wenn dies aufgrund der Spezifika der ausgeschriebenen Leistungen sinnvoll erscheint. Weiterhin wird vorhandenen (oder auch zukünftigen) alternativen Standards die Möglichkeit geboten, sich an die Syntax der E-Rechnung anzupassen und somit kompatibel zu diesem System zu sein.
Darauf aufbauend können aber weitere Funktionalitäten oder ergänzende Daten durch diese Standards angeboten werden. Die Verpflichtung der Vergabestellen zur Annahme von elektronischen Rechnungen stellt jedoch ausdrücklich keine Verpflichtung für die Unternehmen dar, ihre Rechnungen an die öffentliche Hand auch in elektronischer Form zu stellen! Es steht den ausführenden Handwerksbetrieben weiterhin grundsätzlich frei, ihre Rechnungen in Papierform oder in einem elektronischen Format auszustellen.
Welche Vorteile haben Unternehmen vom Einsatz?
Der Einsatz von e-Rechnungen in Form eines standardisierten Datensatzes bringt sowohl für die ausstellenden aus auch für die empfangenden Unternehmen einige Vorteile mit sich.
Zunächst können ganz unmittelbar Kosten eingespart werden, z. B. durch den Entfall von Portokosten für den Postversand sowie die Arbeitszeit für die physische Handhabung der Papierrechnung.
Ein wesentlicher Vorteil liegt in der Transparenz, den die automatisierte Verarbeitung auf Sender- und Empfängerseite ermöglicht. Alle Bearbeitungsschritte können so vollständig protokolliert werden und sind stets nachvollziehbar. Die verantwortlichen Personen im Unternehmen erhalten so einen verbesserten Überblick über die Liquidität des Unternehmens und anstehende Zahlungsströme, da sämtliche ein- und ausgehenden Rechnungen sofort im Buchhaltungssystem erfasst sind und mit den entsprechenden Angebotsunterlagen abgeglichen werden.
Auf der Empfängerseite erleichtert dieser Abgleich die Rechnungsprüfung und ermöglicht eine schnellere Rechnungsbearbeitung. Somit können z. B. Skonti gezielt in Anspruch genommen und Zahlungen termingerecht abgewickelt werden.
Für welche Handwerksberufe ist die dargestellte Technologie besonders relevant?
Für den wirtschaftlichen Einsatz von E-Rechnungen ist die Nutzung eines Rechnungsformates notwendig, welches auf einem strukturierten Datensatz basiert. Aufgrund der unterschiedlichen verfügbaren Formate, die untereinander nicht kompatibel sind, setzt die Verwendung von E-Rechnungen die Abstimmung eines Rechnungsformats zwischen Rechnungssteller und –empfänger voraus. Dies ist mit administrativem Aufwand verbunden, der sich im Falle einer einmaligen Rechnungsstellung i.d.R. nicht rechnet.
Aus diesem Grund empfiehlt sich der Einsatz von E-Rechnungen insbesondere für solche Unternehmen, die einen hohen Anteil an Stammkunden haben. Wie eine Studie der Handwerkskammer Bremen im Jahr 2017 gezeigt hat, zählen hierzu insbesondere die Unternehmen des Bau- und Ausbaugewerbes sowie Handwerke für den gewerblichen Bedarf sowie mit Einschränkungen für das KFZ-Gewerbe. Im Gegensatz zu gewerblichen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen verfügen Privatkunden i.d.R. nicht über eine geordnete Buchführung und ein IT-gestütztes Buchhaltungssystem.
Aus diesem Grund können E-Rechnungen in Form von strukturierten Datensätzen im Privatkundenbereich kaum verwendet werden. Unternehmen, die einen hohen Anteil an Privatkunden haben (z. B. aus dem Lebensmittelgewerbe oder den personenbezogenen Dienstleistungen), sollten den Einsatz von E-Rechnungen daher überdenken.
Die Wirtschaftlichkeit des Einsatzes von elektronischen Rechnungsformaten hängt also von verschiedenen Faktoren ab, die bei einer Entscheidung für oder gegen deren Verwendung individuell berücksichtigt werden sollten. Selbstverständlich können E-Rechnungen und papierhafte Rechnungen auch parallel im Unternehmen verwendet werden, so dass bspw. E-Rechnungen für die Abrechnung mit gewerblichen Kunden und Papierrechnungen für Privatkunden verwendet werden.
Weiterführende Links zum Thema
E-Rechnungspflicht ab 2025: So bereiten Sie sich vor, Deutsches Handwerksblatt
ZDH-Praxishilfe für elektronische Rechnungen (PDF)
Checkliste des ZDH und der DATEV zur Umsetzung der E-Rechnung für KMU (PDF)
Podcastfolge „E-Rechnung: Das Interview“ beim DATEV-Podcast
Sie erhalten elektronische Rechnungen und wollen diese ansehen und automatisch überprüfen lassen? Hierbei hilft das kostenfreie Open-Source-Tool Quba.
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Themenheft: E-Rechnung
Dank eines digitalen Fahrzeugmanagements behalten Sie alles im Blick: vom Leasingvertrag über TÜV-Zertifikate bis hin zu Inspektionsterminen und jedem gefahrenen Kilometer. Darüber hinaus erhalten Sie automatisierte Erinnerungen zu anstehenden Terminen. Und noch mehr ist möglich.
Beschreibung
Eine digitales Fahrzeugmanagement dient der Verwaltung und Kontrolle einer Flotte von Fahrzeugen in einem Unternehmen. Dies umfasst Aspekte wie Fahrzeugortung, Wartungsplanung, Kraftstoffmanagement, Fahrverhalten und andere relevante Daten, die dazu dienen, den effizienten Betrieb der Fahrzeugflotte zu gewährleisten.
Vorteile für Handwerksbetrieb sind eine verbesserte Effizienz, Kostenkontrolle, Diebstahlschutz, erhöhte Sicherheit und eine optimierte Nutzung der Fahrzeugflotte sowie eine Verbesserung des Kundenservice.
Werkzeuge und Zubehör
Für die Umsetzung eines digitalen ahrzeugmanagements stehen verschiedene Lösungen und Anbieter zur Verfügung. Die Auswahl der geeigneten Lösung hängt von den spezifischen Anforderungen und dem Umfang des Flottenmanagements eines Handwerksbetriebs ab. Bestandteile des Fahrzeugmanagements können sein:
GPS-Tracker verwerden Satellitensignale, um den genauen Standort eines Fahrzeugs in Echtzeit zu bestimmen. Diese Informationen sind entscheidend für die Routenplanung, Disposition und Überwachung.
Telematik-Geräte: Das sind Sensoren, die Daten zum Fahrzeugzustand und Fahrerverhalten erfassen, z. B. zu Geschwindigkeit, Bremsverhalten, Kraftstoffverbrauch und anderen Leistungsindikatoren.
Eine zentrale Softwareplattform ist notwendig, um die gesammelten Daten zu verwalten und zu analysieren. Sie kann aus folgenden Softwarekomponenten bestehen:
Mobile Anwendungen ermöglichen es dem Fahrer oder der Fahrerin, unterwegs auf Informationen zuzugreifen, Aufträge zu erhalten, Routen zu planen und weitere Funktionen direkt von ihren mobilen Geräten aus zu nutzen.
Anwendungsbeispiele
Das Fahrzeugmanagement verhilft Handwerksbetrieben zu einer effizienteren, sichereren und kosteneffektiveren Nutzung der Fahrzeugflotte durch:
Strategie zur Implementierung
Die Einführung eines Fahrzeugmanagementsystems in einem Handwerksbetrieb kann wie folgt aussehen:
Ansprechpartner
Dr.-Ing. Martina Schneller
Schaufenster Krefeld des Mittelstand-Digital Zentrums Handwerk
Bildungszentren des Baugewerbes e. V. (BZB)
02151 5155-23
martina.schneller@mdh.digitalhttps://handwerkdigital.de/schaufenster-krefeld
47809 Krefeld
Bökendonk 15-17
Dokumentieren Sie fotografisch Arbeitsschritte und Fortschritte, etwa auf der Baustelle, und legen diese Bilder systematisch ab? Inzwischen gibt es Software zur automatisierten und rechtssicheren Dokumentation – schon bei der Aufnahme ordnen sich Ihre Bilder dem richtigen Projekt zu.
1. Vorteile für Ihren Handwerksbetrieb
Die Dokumentation von Arbeitsschritten und Projektfortschritten durch Fotografien ist insbesondere im handwerklichen Bereich ein unverzichtbares Instrument, um Professionalität und Transparenz sicherzustellen.
Fotodokumentationen auf Baustellen aber auch bei individuellen Werkstücken, fungieren nicht nur als visuelles Gedächtnis, sondern auch als rechtssichere Arbeitsdokumentation. Die praktischen Anwendungsfälle sind vielfältig: Fotografien können zur Klarstellung von Absprachen und zur Vermeidung von Missverständnissen sowohl intern als auch extern dienen. So bieten Bilder eine klare Grundlage für Diskussionen und Entscheidungsprozesse und helfen dabei, mögliche Verwechslungen von Einzelteilen oder Arbeitsschritten auszuschließen.
In der Kundenkommunikation ermöglicht eine saubere Fotodokumentation zudem eine transparente und vertrauensbildende Projektbegleitung, indem Fortschritte und Herausforderungen visuell nachvollziehbar gemacht werden.
Zusätzlich fördert eine präzise Fotodokumentation die Qualitätskontrolle und ermöglicht es, in späteren Phasen des Projekts oder nach dessen Abschluss, Arbeitsabläufe und -ergebnisse zu analysieren und zu optimieren, aber auch mit diesen – im Falle eines Rechtsstreits – die Qualität der Ausführung darzustellen.
Außerdem kann sie als aussagekräftiges Portfoliomaterial genutzt werden, um zukünftigen Kunden die Qualität und Genauigkeit Ihrer Arbeit zu demonstrieren. Somit wird die Fotodokumentation zu einem wichtigen Werkzeug, das nicht nur die aktuelle Projektarbeit unterstützt, sondern auch zum Marketing, zur Qualifizierung und zur Qualitätssicherung und -darstellung eingesetzt werden kann.
Moderne Softwarelösungen bieten inzwischen intelligente Möglichkeiten zur automatisierten und rechtssicheren Fotodokumentation: Bereits während der Aufnahme können Bilder dem korrekten Projekt und sogar spezifischen Arbeitsschritten zugeordnet werden, wodurch ein effizientes und systematisches Ablegen ermöglicht wird.
Ein systematischer Ansatz zur Fotodokumentation verhindert nicht nur, dass unzählige Fotos wertvollen Speicherplatz auf Ihrem Mobilgerät beanspruchen, sondern auch, dass wichtige Aufnahmen im entscheidenden Moment nicht auffindbar sind. Durch die sofortige Zuordnung der Bilder werden auch umständliche Nachbearbeitungen oder Suchaktionen vermieden.
2. Werkzeuge und Zubehör für die Umsetzung
Folgendes kann dabei unterstützen:
Software: Eine Software zur Bearbeitung und Organisation der Fotos
3. Anwendungsbeispiele
Die Fotodokumentation im Handwerk verfolgt die Ziele, den Arbeitsprozess zu verbessern, eine Qualitätssicherung zu gewährleisten und als Referenz für zukünftige Projekte zu dienen.
4. Strategie zur Umsetzung
So richten Sie eine Fotodokumentation ein:
Ihre Finanzbuchhaltung ist, verkürzt gesagt, das, was Ihr Finanzamt interessiert. Sie bildet die Gewinne oder Verluste ab, die Ihr Betrieb erwirtschaftet. Dabei sollten Sie sich von einer Software unterstützen lassen.
Vorteile für Ihren Handwerksbetrieb
Die Finanzbuchhaltung ist die zentrale Säule in jedem Handwerksbetrieb, um den Überblick über die finanziellen Vorgänge zu behalten. Sie beinhaltet das systematische Erfassen, Ordnen und Auswerten aller Geschäftsvorfälle in einer Firma, die in Geld bewertet werden können. Dazu zählen Einnahmen und Ausgaben, Forderungen und Verbindlichkeiten sowie Investitionen und Finanzierungen.
Ziel der digitalen Finanzbuchhaltung ist es, jederzeit einen aktuellen Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens zu haben und gesetzliche Aufbewahrungs- und Berichtspflichten zu erfüllen.
Die digitale Finanzbuchhaltung in einem Handwerksbetrieb bezieht sich auf die Anwendung von digitalen Tools und Softwarelösungen zur effizienten Verwaltung und Organisation aller finanziellen Transaktionen und Buchhaltungsprozesse.
Werkzeuge und Zubehör für die Umsetzung
Für den Einsatz einer Software zur Finanzbuchhaltung im Handwerksunternehmen ist in der Regel ein Computer sowie eine Internetverbindung notwendig. Das notwendige Zubehör hängt weitgehend von den individuellen Bedürfnissen und der spezifischen Konfiguration des Finanzbuchhaltungssystems ab. Hier können ein Drucker, ein Scanner sowie ein Barcode-Scanner erforderlich werden.
Anwendungsbeispiele
Die Kernmodule der digitalen Finanzbuchhaltung in einem Handwerksbetrieb sind:
Strategie zur Umsetzung
Die Einführung einer Software zur Finanzbuchhaltung erfordert eine klare Strategie:
Ansprechpartner
Dr.-Ing. Martina Schneller
Beim Begriff „Intelligentes Lager“ denken Sie vermutlich sofort an große Lagerhallen und Logistikzentren. Doch egal, wie groß oder klein Ihr Handwerksbetrieb ist: ein Lager haben Sie vermutlich. Ein intelligentes Lager ist mit einer Software ausgestattet, die alle in Ihrem Lager stattfindenden Prozesse koordiniert und überwacht.
Vorteile für Ihren Handwerksbetrieb
Ein intelligentes Lager nutzt digitalisierte Mittel und Systeme zur Optimierung der Lagerverwaltung und -steuerung. Im Kern geht es darum, den Überblick über eingelagerte Materialien, Werkzeuge und Produkte zu behalten und deren Ein- und Ausgang, Lagerplatz und Zustand zu verwalten.
Ein intelligentes Lager kann Abläufe automatisieren, den Bedarf an manueller Arbeit reduzieren, Fehler minimieren und dabei helfen, Ressourcen optimal einzusetzen.
Werkzeuge und Zubehör für die Umsetzung
Ein Intelligentes Lager besteht aus:
Sensoren: Diese können dazu verwendet werden, Umgebungsbedingungen wie Temperatur und Luftfeuchtigkeit im Lager zu überwachen, was besonders für empfindliche Materialien relevant ist.
Anwendungsbeispiele
Ein digitales Lager kann in der Praxis folgendermaßen unterstützen:
Überblick und Planbarkeit: Sie können sich von überall aus den aktuellen Bestand im Lager anzeigen lassen und Materialien für Projekte vorplanen oder entsprechend reservieren. Mit Hilfe von RFID können Gegenstände nicht nur ein- und ausgebucht, sondern auch Personen zugeordnet werden.
Strategie zur Umsetzung
Die Einführung eines Intelligenten Lagers erfordert eine klare Strategie:
Ansprechpartner
Dr.-Ing. Martina Schneller
Das Intranet ist auch als Mitarbeiterportal bekannt. Es handelt sich um ein firmeninternes Computernetzwerk, das auf derselben Netzwerktechnologie wie das Internet basiert, aber nur einem ausgewählten Kreis an Nutzern zugänglich ist.
Vorteile für Ihren Handwerksbetrieb
Das Intranet bezeichnet ein internes Netzwerk innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation, das Ähnlichkeiten mit dem Internet aufweist, jedoch ausschließlich für interne Zwecke genutzt wird.
Durch ein Intranet können Informationen und Ressourcen innerhalb der Organisation auf einfache und effiziente Weise geteilt werden. Dieses Netzwerk ermöglicht es den Mitarbeitenden, miteinander zu kommunizieren, Dokumente und Informationen auszutauschen, sowie Anwendungen und Daten zentral zu nutzen, ohne dass externe Parteien Zugang dazu haben.
Das Intranet kann genutzt werden, um Mitteilungen zu veröffentlichen, Formulare und Dokumente zentral verfügbar zu machen, sowie Abläufe und Prozesse innerhalb des Unternehmens zu optimieren. Für Handwerksunternehmen bietet es beispielsweise die Möglichkeit, Arbeitsanweisungen, Sicherheitshinweise, Schichtpläne oder auch Formulare zentral und digital zur Verfügung zu stellen.
Werkzeuge und Zubehör zur Umsetzung
Zur Einrichtung und Nutzung eines Intranets benötigen Handwerksunternehmen:
Anwendungsbeispiele
Ein Intranet bietet eine geschlossene Plattform, um die interne Kommunikation zu stärken, den Wissensaustausch zu fördern und die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens zu verbessern. Es dient als zentrale Anlaufstelle für interne Informationen und Ressourcen. Es erfüllt folgende Aufgaben:
Strategie zur Umsetzung
Die Implementierung eines Intranets in einem Handwerksunternehmen sollte strategisch und durchdacht erfolgen, um den größtmöglichen Nutzen zu erzielen. Hier sind einige Schritte, die dabei unterstützen können:
An der Kalkulation führt kein Weg vorbei. Schlagen Sie sich nicht länger mit Excel herum. Nutzen Sie eine intelligente Software, die es Ihnen ermöglicht, mit fortlaufend optimierten Daten zur Kalkulation zu arbeiten statt mit dem Bauchgefühl. Damit sich Ihre Leistung auch wirklich bezahlt macht.
Vorteile für Ihren Handwerksbetrieb
Im Handwerksbereich ist es besonders wichtig, alle anfallenden Kosten, von Materialien bis zu Arbeitsstunden, im Blick zu behalten, um ein passendes und wettbewerbsfähiges Angebot für Kundinnen und Kunden erstellen zu können.
Eine Kalkulationssoftware dient dazu, Kosten zu berechnen und finanzielle Schätzungen für Projekte, Produkte oder Dienstleistungen zu erstellen. Die Software berücksichtigt dabei alle relevanten Daten, berechnet anhand hinterlegter Einheiten (z. B. Stundenlöhne, Materialkosten etc.) den Gesamtpreis eines Projekts und ermöglicht somit eine transparente und nachvollziehbare Preisgestaltung.
Eine effektive Kalkulationssoftware erleichtert Unternehmen die genaue Planung und Kontrolle der finanziellen Aspekte ihrer Aktivitäten. Sie trägt dazu bei, Überkosten zu vermeiden, die Rentabilität zu maximieren und die finanzielle Transparenz zu verbessern.
Werkzeuge und Zubehör für die Umsetzung
Für den Einsatz einer Kalkulationssoftware benötigen Sie lediglich einen Computer oder ein mobiles Endgerät sowie ggf. eine Internetverbindung, falls es sich um eine Cloud-basierte Lösung handelt.
Strategie zur Umsetzung
Zur Einführung einer Kalkulationssoftware sollten Sie folgendermaßen vorgehen:
Kollaboration als Begriff beschreibt die perfekte Zusammenarbeit von Personen oder Teams. Ein Kollaborationstool verbindet Kommunikation mit Wissensmanagement und der Dokumentenablage. Bekannte Tools sind z. B. Asana, Google Workspace, MeisterTask, Microsoft 365 usw.
1. Vorteile für Ihren Handwerksbetrieb
Kollaborationstools, eine Technologie, die insbesondere in der aktuellen, digitalisierten Arbeitswelt an Relevanz gewonnen hat, bieten gerade auch für Handwerksunternehmen eine effiziente Möglichkeit, die Zusammenarbeit zu fördern und zu optimieren.
In seiner Essenz beschreibt „Kollaboration“ die ideale Kooperation und Kommunikation zwischen Einzelpersonen oder Teams, unabhängig von Ort und Zeit. Bekannte Kollaborationstools wie Asana, Google Workspace, MeisterTask oder Microsoft 365 verbinden Kommunikation, Wissensmanagement und Dokumentenablage zu einer ganzheitlichen Einheit.
Ein ausgezeichneter Anwendungsfall ist die Fähigkeit der Kollaborationstools, das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten zu ermöglichen – und das zeitgleich und ortsunabhängig. Das kann für Handwerksbetriebe von Vorteil sein, wenn es um die Erstellung von Angeboten, die Planung von Projekten oder die Kommunikation mit der Kundschaft geht. Die verschiedenen Funktionen wie das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten ermöglichen es Teams, sich schnell abzustimmen und Informationen transparent zu teilen, ohne dass relevante Daten verloren gehen.
Ein weiterer Vorteil besteht in der Integration von Video- und Telefonkonferenzen, welche vor allem in Zeiten von Remote-Arbeit und dezentralen Teams eine immense Hilfe darstellen. Diese Funktionen ermöglichen es, Besprechungen effizient und ohne großen organisatorischen Aufwand zu planen und durchzuführen.
Über Gruppenchats können in Echtzeit Kommunikation und Abstimmung zwischen den Teammitgliedern erfolgen. Kurze Absprachen, schnelle Rückfragen oder das Teilen von Neuigkeiten können somit unkompliziert und ohne Verzögerung umgesetzt werden.
Statt langwieriger Meetings und großer E-Mail-Fluten ermöglichen Kollaborationstools zudem ein agiles Projektmanagement. Aufgaben können transparent verteilt, Fortschritte nachverfolgt und bei Bedarf sofortige Anpassungen vorgenommen werden, ohne dass die Informationskette abreißt.
Für Handwerksbetriebe, in denen oft präzise Abstimmung und klare Kommunikation zwischen den unterschiedlichen Gewerken essenziell sind, bietet der Einsatz von Kollaborationstools eine moderne Möglichkeit, das Miteinander effizient, transparent und erfolgreich zu gestalten. So vereinen sie traditionelles Handwerk mit den Vorteilen der digitalen Zusammenarbeit und ermöglichen eine zukunftsfähige, effektive Arbeitsweise.
Werkzeuge und Zubehör zur Umsetzung
Hauptbestandteil ist das Kooperationstool selbst, dass auf einer entsprechenden Hardware installiert sein muss. Für den Zugriff benötigt jeder Mitarbeitende eine Lizenz. Je nach Einsatzgebiet ist noch weiteres Zubehör notwendig wie zum Beispiel eine Tastatur und Maus oder eine Webcam, ein Mikrofon oder ein Headset.
Anwendungsbeispiele
Ein effektives Kollaborationstool zielt darauf ab, die Interaktion und Kooperation zwischen Teammitgliedern zu optimieren, die Arbeitsabläufe zu rationalisieren, den Wissensaustausch zu fördern und die Gesamteffizienz zu steigern. Die Möglichkeiten eines Kollaborationstools sind:
Aufgabenverwaltung
Kalender und Terminplanung
Diskussion und Chat
Dateifreigabe und Zusammenarbeit
Zugriffskontrolle und Sicherheit
Analytik und Berichterstattung
Mobile Zugänglichkeit
Strategie zur Umsetzung
Die Implementierung von Kollaborationstools in einem Handwerksbetrieb kann in folgenden Schritten erfolgen:
Hinter der Kundendatenverwaltung (auch Customer Relationship Management System, CRM) verbirgt sich nicht weniger als das Herzstück Ihres Betriebes: Ihre Kundenbeziehungen. Im CRM-System legen Sie alle relevanten Kundeninformationen strukturiert ab. Das CRM basiert auf einer Datenbank und hilft Ihnen, Kunden- und Auftragsdaten zu dokumentieren, auszuwerten und für Arbeitsprozesse zu nutzen.
Vorteile für Ihren Handwerksbetrieb
Die Kundendatenverwaltung, auch Kundenbeziehungsmanagement genannt, spielt eine zentrale Rolle für die Organisation des Kundenkontakts und die Optimierung der Kundenzufriedenheit in einem Unternehmen.
Ein CRM dient der Erfassung der Kundendaten sowie sämtlicher Interaktionen und Vorgänge mit der potenziellen und bestehenden Kundschaft.
Sämtliche relevante Informationen werden strukturiert und übersichtlich in zentralen Kundenakten gespeichert und stehen allen berechtigten Mitarbeitenden jederzeit zur Verfügung. Hierzu gehören Kontaktdaten, Anfragen, Angebote, Informationen zur Auftragsabwicklung, Rechnungen, aber auch Notizen zu den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen der Kundschaft.
Die zentrale Speicherung dieser Informationen ermöglicht es, Anfragen individueller, effizienter und zielgerichteter zu bearbeiten. Wichtige Informationen gehen nicht mehr verloren. Darüber hinaus können auf Basis dieser Daten auch strategische Entscheidungen, z. B. für Marketingaktionen oder die Einführung neuer Produkte und Dienstleistungen, getroffen werden.
Die operativen Vorteile eines CRM-Systems im Handwerk liegen in der Qualitätssteigerung bei der Bearbeitung von Anfragen der Kundschaft und in der Zeitersparnis in der gesamten Kundenkommunikation.
In der kaufmännischen Abwicklung können Rechnungen, Umsätze und Zahlungsverläufe automatisch mit den Kundendaten verknüpft werden. Im strategischen Bereich ergeben sich Vorteile dadurch, dass wichtige Informationen für den Ausbau des Geschäftsmodells aus den Kundendaten gewonnen werden können. Wer analysieren kann, welche Kundengruppen wann und aus welchem Grund welche Produkte kaufen bzw. Dienstleistungen in Anspruch nehmen, der hat einen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Betrieben.
Werkzeuge und Zubehör für die Umsetzung
Zur Einführung einer Kundendatenverwaltung gibt es verschiedene Softwarelösungen, die speziell für die Bedürfnisse von Handwerksunternehmen entwickelt wurden. Diese reichen von einfachen Datenbanklösungen bis hin zu umfangreichen CRM-Systemen. Die Wahl der passenden Software hängt von verschiedenen Faktoren ab wie der Unternehmensgröße, den spezifischen Anforderungen und dem Budget. Folgende Basisfunktionen sollten jedoch enthalten sein:
Darüber hinaus sollte die Software über individuelle Felder, Ansichten, Filter und Berichte verfügen. Sie sollte ein konfigurierbares Dashboard und ein intuitives Design haben. Technisch muss eine E-Mail-Integration genauso möglich sein wie der Import und Export von Daten und sie sollte über eine API-Schnittstelle verfügen.
Anwendungsbeispiele
Die Anwendung eines CRM-Systems in einem Handwerksbetrieb trägt dazu bei, Geschäftsprozesse zu optimieren, Kundenbeziehungen zu stärken und die Effizienz in der Projektdurchführung zu steigern. Bezogen auf die Funktionen eines CRM-Systems können dies folgende Anwendungen sein:
Strategie zur Umsetzung
Die Implementierung eines Systems zur Kundendatenverwaltung in einem Handwerksbetrieb erfordert eine klare Strategie:
Gemeint ist die softwaregestützte Personalplanung. Sie erleichtert die Verteilung Ihrer gegenwärtigen Mitarbeitenden auf die vorhandenen Projekte und dies unter Berücksichtigung der quantitativen, zeitlichen und örtlichen Erfordernisse Ihres Betriebes – mit den Vorteilen der agilen Planung und Übersicht für jeden.
1. Vorteile für Ihren Handwerksbetrieb
In der dynamischen Welt des Handwerks ist eine strukturierte und dennoch flexible Personaleinsatzplanung notwendig, um sowohl den Anforderungen der Kundschaft als auch den Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht zu werden. Durch den Einsatz softwaregestützter Personalplanung können Sie die Ressource „Mensch“ optimal innerhalb Ihres Betriebs verteilen und nutzen, und das unter Berücksichtigung quantitativer, zeitlicher und örtlicher Erfordernisse.
Diese Digitalisierung Ihrer Personaleinsatzplanung ermöglicht eine klare, agile und effiziente Struktur in der Organisation Ihrer Projekte. Der entscheidende Vorteil liegt in der umfassenden Übersicht und Transparenz, die den Verantwortlichen sowie dem Team zugänglich gemacht werden kann. Sie gewinnen nicht nur einen umfassenden Überblick über die aktuelle Auslastung und Positionierung Ihres Personals, sondern erlangen auch die Möglichkeit, auf Änderungen im Arbeitsalltag schnell und kompetent zu reagieren.
Bei unerwarteten Ereignissen, wie dem Eingang einer Krankmeldung, bietet die softwaregestützte Personalplanung eine robuste Lösung: Mit einem Klick lassen sich alle relevanten Informationen wie aktuelle Aufträge, verfügbare Mitarbeitende, deren Qualifikationen, Berechtigungen und aktuelle Standorte einsehen. Diese Datentransparenz ermöglicht es, kurzfristig Entscheidungen zu treffen und beispielsweise die Umverteilung von Aufgaben oder die Neuzuweisung von Projekten strukturiert und informiert durchzuführen.
Ebenso können Sie durch den sofortigen Überblick über Kapazitäten und Fähigkeiten Ihres Teams unerwartete Aufträge oder Anfragen schneller und sicherer abwickeln und dies unter Berücksichtigung der vorhandenen Qualifikationen und Fähigkeiten.
Werkzeuge und Zubehör für die Umsetzung
Für die Personaleinsatzplanung gibt es spezielle Softwarelösungen, die dazu beitragen, den Prozess zu automatisieren und zu optimieren. Solche Werkzeuge ermöglichen nicht nur die Planung der Mitarbeitenden auf Basis ihrer Fähigkeiten und der Projektanforderungen, sondern auch die Berücksichtigung von Urlaubszeiten, Krankheitstagen und anderen Abwesenheiten.
Sie benötigen dafür jedoch eine Schnittstelle zu den Lösungen, in denen diese Daten gepflegt werden, wenn Sie nicht in der Lösung selbst gepflegt werden können.
Anwendungsbeispiele
Strategie zur Umsetzung
Hier sind einige Schritte, die bei der Implementierung helfen können:
Ressourcenmanagement ist ein Teilbereich des Projektmanagements. Das Ziel dabei ist, die richtigen Leute zum richtigen Zeitpunkt mit den richtigen Materialien, Werkzeugen und Geräten am richtigen Ort vorzufinden. Hier hilft eine Softwarelösung.
Vorteile für Ihren Handwerksbetrieb
Das Ressourcenmanagement bezieht sich auf die effiziente Planung, Zuweisung und Überwachung von Ressourcen in einem Unternehmen Unter Ressourcen werden finanzielle Mittel, Arbeitskräfte, Zeit, Materialien, Ausrüstungen, Fahrzeuge, Infrastruktur etc. verstanden. Das Ziel besteht darin, die Verfügbarkeit und Auslastung dieser Ressourcen zu optimieren.
Im Handwerksbetrieb beinhaltet dies sowohl die Verwaltung von physischen Ressourcen wie Werkzeugen, Materialien und Fahrzeugen als auch immateriellen Ressourcen wie Zeit und Know-how. Ziel ist es, alle verfügbaren Ressourcen optimal den jeweiligen Projekten zuzuordnen, Engpässe zu vermeiden, auf Veränderungen schnell und effizient, unter Berücksichtigung der äußeren Rahmenbedingungen und auf Basis solider Daten
reagieren zu können. Dabei legt die Technologie des Ressourcenmanagements einen Fokus auf die systematische Planung, Steuerung und Kontrolle von Ressourcen, um Arbeitsabläufe zu optimieren und die Verschwendung von Ressourcen zu minimieren.
Werkzeuge und Zubehör für die Umsetzung
Für den Einsatz einer Software zum Ressourcenmanagement ist in der Regel keine spezielle Hardware erforderlich. Wichtig ist ein Computer oder ein mobiles Endgerät sowie ggf. eine Internetverbindung, falls es sich um eine cloudbasierte Lösung handelt.
Anwendungsbeispiele
Die Beispiele fokussieren sich auf die unterschiedlichen Ressourcen in einem Unternehmen:
Die Software kann bei der Planung von Arbeitszeiten, Erstellung von Projektplänen unterstützen. Sie erleichtert die Zuweisung von Aufgaben und gewährleistet eine effiziente Nutzung der Arbeitskraft.
Über das Profil eines jenen Mitarbeitenden sind Kompetenzen im System hinterlegt und ermöglichen eine automatisierte Zuordnung der Mitarbeitenden zu den unterschiedlichen Aufträgen. Auch im Krankheitsfall kann die Umplanung einfach vorgenommen werden. Darüber hinaus können somit notwendige Qualifizierungsbedarfe verwaltet werden.
Der vorhandene Überblick über den Zustand und die Verfügbarkeit unterstützt bei der Wartungsplanung und bei schnellen Einsatzentscheidungen.
Der Lagerbestand von Materialien wird überwacht und Bestellungen können automatisiert generiert werden, wenn der Bestand zu niedrig ist. Dies reduziert das Risiko von Engpässen und stellt sicher, dass benötigte Materialien rechtzeitig verfügbar sind.
Strategie zur Umsetzung
Die Implementierung einer Software zum Ressourcenmanagement in einem Handwerksbetrieb erfordert eine klare Strategie. Hier sind einige Schritte, die helfen können:
Definieren Sie die Ziele, die mit der Einführung der Lösung erreicht werden sollen, sowie die Anforderungen und Kriterien an diese Software. Berücksichtigen Sie dabei, welche Ressourcen gemanagt werden sollen.
Um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden die Software langfristig in der ganzen Anwendungsbreite nutzen werden, sollten Schulungen in Funktionen und Arbeitsweisen durchgeführt werden.
Im ersten Schritt müssen die Daten und Fakten der Ressourcen, die betroffen sind, in das System implementiert werden und entsprechende Anbindungen vorgenommen werden.
Ein Warenwirtschaftssystem (WWS) zielt ausschließlich auf Material- und Warenbewegungen ab. Es ist ein computergestütztes Verfahren zur Erfassung und zielorientierten Verarbeitung aller betrieblichen Aktivitäten rund um Bestellung, Einkauf, Lagerung und Weiterverarbeitung von Materialien und Bauteilen.
Vorteile für Ihren Handwerksbetrieb
Ein Warenwirtschaftssystem ist eine Softwarelösung, mit der sämtliche Warenströme und Geschäftsprozesse in den Bereichen Logistik und Disposition transparent abgebildet werden können. Hauptziel ist, die richtige Menge einer Ware zur richtigen Zeit am richtigen Ort in bester Qualität zur Verfügung zu haben und dies bei möglichst geringen Kosten.
Das System bietet Funktionen zur Erfassung, Verwaltung und Steuerung, dazu gehört die Kontrolle der Lagerbestände, das Verwalten von Bestellungen und das Nachverfolgen von Lieferungen. In der einfachsten Form hilft ein Warenwirtschaftssystem dabei, den Überblick darüber zu behalten, welche Materialien auf Lager sind, welche bestellt werden müssen und in welchem Status sich Bestellungen befinden.
Werkzeuge und Zubehör für die Umsetzung
Für die Einführung eines Warenwirtschaftssystems in einem Handwerksbetrieb ist vor allem eine entsprechende Software notwendig. Verschiedene Anbieter bieten Softwarelösungen an, die speziell auf die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen zugeschnitten sind. Hierbei gibt es sowohl cloudbasierte als auch lokal installierbare Lösungen.
Darüber hinaus sind für den Einsatz im Büro ein Computer sowie eine Internetverbindung notwendig. Je nach System kann auch spezielle Hardware notwendig sein, wie beispielsweise ein Barcode-Scanner zur Erfassung von Warenbewegungen oder Tablets für die mobile Nutzung der Software im Lager oder auf den Baustellen.
Anwendungsbeispiele
Folgende Vorteile bietet ein Warenwirtschaftssystem:
Strategie zur Umsetzung
Zur Einführung eines Warenwirtschaftssystems sind folgende Schritte notwendig:
Mit Hilfe einer Werkzeugmanagement-Software können Sie nicht nur die Stamm- und Bewegungsdaten Ihrer Werkzeuge verwalten, sondern auch Wartungszyklen und Sicherheitsaspekte im Auge behalten – das freut auch das Amt für Arbeitsschutz.
Vorteile für Ihren Handwerksbetrieb
Das Werkzeugmanagement dient der Organisation, Lagerung, Wartung und Nachverfolgung von Werkzeugen und Maschinen, die in einem Handwerksbetrieb verwendet werden. Ein gutes Werkzeugmanagement sorgt dafür, dass die richtigen Werkzeuge stets zur Verfügung stehen, wenn sie benötigt werden und dass sie in einem guten Zustand sind.
Durch die Nutzung eines Werkzeugmanagements können Handwerksbetriebe Ausfallzeiten reduzieren, Kosten sparen und die Lebensdauer ihrer Werkzeuge verlängern.
Werkzeuge und Zubehör für die Umsetzung
Zur Umsetzung eines Werkzeugmanagements wird in einem Handwerksbetrieb vor allem eine entsprechende Software benötigt. Verschiedene Anbieter bieten Softwarelösungen an, die speziell auf die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen zugeschnitten sind. Hierbei gibt es sowohl cloudbasierte als auch lokal installierbare Lösungen.
Darüber hinaus sind für den Einsatz im Büro ein Computer sowie eine Internetverbindung notwendig. Je nach System braucht man auch spezielle Hardware, wie beispielsweise einen Barcode-Scanner und ein Etikettierungssysteme zur Erstellung von eindeutigen Markierungen mit Hilfe von RFID-Technik oder Barcodes bzw. QR-Codes. Mit Hilfe von mobilen Endgeräten kann die Software direkt im Lager oder auf Baustellen genutzt werden.
Anwendungsbeispiele
Werkzeugmanagement-Software bietet folgende Funktionen:
Wartungsplanung: Festlegung von Wartungsplänen für Werkzeuge, um sicherzustellen, dass diese regelmäßig überprüft, gewartet und repariert werden. Dies trägt zur Verlängerung der Lebensdauer bei und sichert den Arbeits- und Gesundheitsschutz.
Strategie zur Umsetzung
Die Einführung eines Werkzeugmanagementsystems erfordert eine sorgfältige Planung:
Ansprechpartner
Matthias Imdahl
Zentralstelle für die Weiterbildung im Handwerk e. V. (ZWH)
Tel. 0211 302009-713
E-Mail mimdahl@zwh.de